TIPS & TRUCS VOOR DE SPONSORCOMMISSIE

Contracten, prijzen, bedrukking, montage, fotoprint, opslag, verzending en PR

tips

Contracten

Het werven van sponsors is vaak een zaak van relaties en persoonlijk contact. Uit ervaring weet TSPD dat de meeste contacten met potentiële sponsors via relaties worden gelegd. Een goed georganiseerd en enthousiaste sponsorcommissie is hierbij onmisbaar.

Wanneer een bedrijf bereid is uw tennisvereniging te sponsoren, is het van groot belang een waterdicht contract op te maken. Het vormt een basis van vertrouwen en bevat alle afspraken waar de club en de sponsor zich aan te houden hebben.

Ga pas tot actie over als het contract getekend is, waarbij ook de vereniging zich verplicht de sponsor datgene te bieden waar hij recht op heeft.

Belangrijkste punten waaraan een contract moet voldoen:

  • Volledige bedrijfsnaam van de sponsor en tekenbevoegde.
  • Duur van het contract (advies: 3 jaar).
  • Wat krijgt de sponsor (windscreen/reclamebord of anders).
  • Wat gaat de sponsor betalen aam de vereniging. (advies: windscreens vanaf € 350 per jaar / reclamebord vanaf € 250 per jaar).
  • Productiekosten goed omschrijven voor wie deze zijn, sponsor of vereniging (advies: productiekosten voor rekening sponsor i.v.m. BTW ).

Prijzen:

De prijs van een windscreen is van diverse factoren afhankelijk, waarbij TSPD streeft naar een voor u zo gunstig mogelijke transparante prijsstelling. In bijna alle gevallen, uitgaande van een logo met een pay-off, hanteert TSPD vaste prijzen.

De prijs van een reclamebord is altijd gelijk, daar dit een ander procedé behelst dan een windscreen.

Bedrukking:

TSPD neemt contact op met uw sponsor voor het aanleveren van een EPS, Ai of PDF bestand van zijn logo. Voor productie ontvangt de sponsor altijd eerst, geheel vrijblijvend, van TSPD een uitvoerig ontwerpconcept voordat er geproduceerd gaat worden. In dat concept staan alle items vermeld welke belangrijk zijn voor productie, prijsstelling en levering.

Montage:

Vooraf enkele tips:

  • Bevestig het windscreen nooit alleen, maar doe dit met minimaal 2 personen.
  • Uw windscreen is rekbaar dus let op de lengte.
  • Windscreen nooit opvouwen maar altijd oprollen in de volle breedte.
  • Ga nooit op uw windscreen staan.
  • Voorkom dat uw windscreen, voor het bevestigen, met zand, gravel of tuinafval wordt bevuild.
  • Voorkom schade aan uw hekwerk door zorgvuldig de musketonhaken te bevestigen.
  • Plaats uw windscreen altijd zo hoog mogelijk ter voorkoming van een snelle slijtage door de tennisballen.

Montage van uw windscreen in 10 stappen:

  1. Rol het windscreen liefst binnen uit op een schone vloer en plaats de musketonhaken in de metalen ogen met de opening van de haak aan de hekzijde/achterkant van het windscreen.
  2. Monteer op locatie het windscreen in de linker en rechter bovenhoek aan het hekwerk vast.
  3. Monteer daarna de bovenkant van links naar rechts waarbij steeds het windscreen naar rechts wordt aangespannen.
  4. De rechterbovenhoek krachtig naspannen en opnieuw vastzetten.
  5. Kijk nu op een afstand of uw windscreen naar wens gecentreerd is en of het windscreen recht hangt, dus horizontaal met de grond of het hekwerk.
  6. Wanneer uw windscreen aan de bovenzijde recht hangt, kunnen de zijkanten van boven naar beneden strak worden vastgezet.
  7. Nu de onderzijde vanuit het midden naar links en rechts vastzetten, houdt er rekening mee dat je de teksten niet uit elkaar trekt.
  8. Kijk wederom op een afstand of het gehele windscreen recht hangt en dat er gelijke spanning is op elk punt van het windscreen.
  9. Kijk goed of de teksten mooi recht zitten en er geen vouwen in het windscreen zitten.
  10. Na alles goed gecontroleerd en goedgekeurd te hebben heeft u voor uw sponsor een grote dienst bewezen.

Fotoprint:

Om uw sponsor een dienst te bewijzen, vanwege zijn sponsoring aan uw vereniging, kunt u nu een foto maken van zijn windscreen en deze samen met zijn eerste sponsornota versturen. Vergeet uw sponsor ook niet een aantal malen per jaar uit te nodigen, al is het alleen maar om de band met de vereniging te verstevigen en te continueren.

Opslag:

Als uw tennispark in de wintermaanden niet wordt gebruikt, is het raadzaam, om tijdens het winterklaar maken van uw park uw windscreens tijdelijk te verwijderen. Zeker bij windgevoelige locaties, bijvoorbeeld aan zee, in de polders of op onze eilanden. U moet hierbij wel rekening houden met de wensen van de sponsor welke middels een contract met de sponsor zijn vastgelegd.

Wanneer u de windscreens verwijdert van uw park doe dat wederom niet alleen, laat de musketonhaken aan de windscreens zitten en demonteer ze van beneden naar boven. Ook nu niet met de grond in aanraking laten komen en vouw de windscreens niet op, maar rol deze op in de volledige lengte. Na de winterstop zie “montage van uw windscreen in 10 stappen”.

Verzending:

TSPD verstuurt (of levert af) alle windscreens binnen de Benelux, verpakt in een handzame doos
inclusief de bijbehorende musketonhaken.

PR Producten:

Buiten windscreens en reclameborden om, heeft een tennisvereniging nog tal van mogelijkheden die u aan potentiële sponsors kunt aanbieden. Bijvoorbeeld welkomstborden, sponsorborden, vlaggen, affiches, toernooiacties, spandoeken enz.

Aarzel niet om contact op te nemen als u meer wilt weten over windscreens, reclameborden of andere sponsorconcepten. TSPD is in principe altijd bereikbaar dus ook in het weekeinden en ‘s avonds.